環境保護檔案管理辦法

《環境保護檔案管理辦法》已于1994年9月27日經國家環境保護局局務會議通過，現予發布施行。
　　

　　 國家環境保護局局長  解振華
　　
　　 國家檔案局局長　　  王  剛
　　
　　 1994年10月6日

　　環境保護檔案管理辦法

　　 第一章　 總　  則

　　第一條  為加強環境保護檔案管理，開發利用環境保護檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
　　
　　第二條  環境保護檔案是指各級環境保護行政主管部門及其直屬單位（以下簡稱“環保部門”），在環境保護活動中直接形成的、對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。
　　
　　第三條  環境保護檔案工作實行統一領導，分級管理。縣級以上各級環保部門應當把環境檔案工作納人本部門的發展規劃和年度計劃，并保障檔案業務經費。
　　
　　第四條  環境保護檔案庫(室)的建設和環境保護檔案管理所需儀器、設備及裝具的購置經費，按有關規定從相應的資金渠道解決，不足部分在環境保護補助資金的百分之二十部分中列支。
　　
　　第五條  縣級以上各級環保部門應當加強對不同門類和不同載體的環境保護檔案的綜合管理，建立、健全檔案管理制度，保證環境保護檔案的安全和有效利用。
　　
　　各級環保部門應當采用先進技術，逐步實現環境保護檔案管理的現代化。

　　 第二章　 檔案管理機構及其職責

　　第六條  環境保護檔案工作在國家檔案行政管理部門“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”下進行。國務院環境保護行政主管部門對全國環境保護檔案工作實施監督管理。
　　
　　縣級以上地方各級環境保護行政主管部門對本轄區環境保護檔案工作實施監督管理，并在業務上受上級環境行政主管部門和同級檔案行政主管部門的監督、指導和檢查。
　　
　　第七條  省轄市級以上環境保護行政主管部門，應根據實際情況，建立環保檔案管理機構，并配備專職檔案工作人員;縣級環境保護行政主管部門應設立綜合檔案室，并配備專職或者兼職檔案工作人員;
　　
　　各級環境保護行政主管部門的直屬單位應當根據實際情況，設立環保檔案管理機構，并配備專職或者兼職檔案工作人員。
　　
　　第八條  環保部門的檔案管理機構履行下列職責:
　　
　　(一)貫徹執行國家檔案工作的方針、政策和法規，結合本部門的實際情況，制定檔案管理制度;
　　
　　（二）對所在部門內各職能機構的文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作進行指導集中管理所在部門的全部檔案;
　　
　　(三)對所在部門的下屬單位的檔案工作進行業務指導和監督、檢查，并組織環境保護檔案的業務培訓;
　　
　　(四)組織檔案情息資源的開發，做好檔案利用的服務工作。
　　
　　(五)參加重要科研成果驗收、工程竣工和設備儀器開箱的文件材料驗收工作。

　　　
　　 第三章　 檔案工作人員及其職責

　　第九條  檔案工作人員(包括以做檔案工作為主的兼職人員)必須堅持四項基本原則，嚴格遵守黨和國家的各項法規、制度。檔案工作人員應當忠于職守，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，并具有較高的科學文化和專業知識。
　　
　　第十條  檔案工作人員的職務或職稱的評定和晉升、業務能力的考核，按照國家有關規定執行，并享有專業人員的同等待遇。
　　
　　各級環保部門應當保持檔案工作人員的相對穩定。
　　
　　第十一條  檔案工作人員履行以下職責:
　　
　　(一)貫徹執行檔案工作的方針、政策、法規及有關制度;
　　
　　(二)監督、指導和協助文書立卷人員和專業技術人員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作;
　　
　　(三)檢查、驗收科技項目或者上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統;
　　
　　(四)負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計工作，熟悉所保管的檔案情況;
　　
　　(五)開展檔案的開發利用工作。迅速準確地查調檔案;
　　
　　(六)遵守國家保密制度，不得造成檔案的損毀、丟失、泄露;不得擅自提供、復制檔案確保環境保護檔案的機密與安全。

　　 第四章　 文件材料的形成與歸檔

　　第十二條  環境保護文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作，由文件材料的經辦部門和經辦人員負責。
　　
　　第十三條  環境保護檔案工作實行"四同步"管理，即：下達環境保護任務與提出環境保護文件材料的形成、積累、整理和歸檔要求同步;檢查環境保護工作進度與檢查環境保護文件材料的形成、積累、整理和歸檔同步;鑒定、驗收環境保護科技成果與鑒定、驗收環境保護科技文件材料的立卷和歸檔同步;上報登記和評審獎勵環境保護科技成果與檔案管理機構出具證明材料同步。
　　
　　第十四條  在職務活動中形成的文件材料，必須定期由文書部門或者經辦部門整理、立卷，并移交檔案管理機構集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。
　　
　　第十五條  承擔環保部門的科研項目或者工程任務的單位，在申請科研項目或者工程任務驗收時，必須由本單位檔案管理機構對應當歸檔的文件材料進行檢查，并出具合格證明。
　　
　　承擔環境保護行政主管部門下達的重要工程任務的單位，在申請工程驗收前，必須通過下達工程任務的環境保護行政主管部門的檔案管理機構對應當歸檔的文件材料進行查驗收。
　　
　　科研項目或者工程任務的檔案未經驗收或者經檢查不符合要求的，對該項科研項或者工程任務不能進行鑒定、驗收。
　　
　　第十六條  文件材料的歸擋應以下時間內完成:
　　
　　(一)文書檔案應由經辦單位或者經辦人員在次年六月底以前移交檔案管理機構;
　　
　　(二)環境保護科研或者工程建設檔案，應由下達科研項目或者工程任務的環保部門督促承擔單位在成果鑒定或者工程驗收后兩個月內移交檔案管理機構歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔;
　　
　　(三)重要的工作會議、專業性技術會議和學術會議的文件材料，應由會議組織單位在會議結束后一個月內整理、立卷，并移交檔案管理機構;
　　
　　(四)帶有密級的環境保護文件材料，應由經辦單位隨時形成隨時歸檔。

　　 第五章　 檔案的管理

　　第十七條  環境保護檔案的著錄分類標引、依照《中國檔案分類法  環境保護檔案分類表》、《環境保護檔案著錄細則》進行。
　　
　　第十八條  環境保護檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。凡在工作查考、經驗總結、科學研究等方面具有長遠利用價值的，應永久保存;凡在較長時間內具有查考利用價值的，應長期(16年至50年)保存;凡在一定時期具有利用價值的，應短期(15年以內)保存。
　　
　　第十九條  環境保護檔案的保存價值應定期進行鑒定。對保管期限的變動、密級調整和需要銷毀的檔案，必須經過專門的鑒定小組鑒定，并報本部門主管負責人批準。
　　
　　環境保護檔案鑒定小組由本部門檔案、保密和有關業務部門的人員組成。
　　
　　第二十條  環境保護檔案的銷毀由檔案管理機構執行，并報本部門的保密和保衛部門備案。銷毀檔案時，由檔案、保密或者保衛部門指派兩人監督銷毀并在銷毀清冊上簽字。
　　
　　檔案銷毀后及時調整檔案柜架并在目錄及檢索工具中做出相應的注明。
　　
　　庫存檔案未經鑒定并履行批準手續的，嚴禁銷毀。
　　
　　第二十一條  環保檔案管理機構應建立健全檔案統計制度，并按時將統計結果匯總報上級環境保護行政主管部門和同級檔案行政主管部門。
　　
　　第二十二條  單位撤銷或變動時，應當妥善保管環境保護檔案，向接收單位移交，并向上級環境保護行政主管部門報告。
　　
　　工作人員調動時，屬于歸檔范圍的文件材料必須全部上交，并辦理移交手續，不得帶走或毀棄。
　　
　　第二十三條  環保部門必須提供保管環境保護檔案的專用庫房，并指定專人管理。
　　
　　檔案庫房必須配備防盜、防火、防潮、防污染和防蟲、防鼠等安全設施，并保持適當的溫度、濕度。
　　
　　存放聲像等特殊載體檔案的裝具，應當配備防磁化設施。
　　
　　第二十四條  環保檔案管理機構應定期檢查環境保護檔案的保管狀態，對破損或變質的檔案應及時修復。

　　 第六章　 檔案的利用

　　第二十五條  環保檔案管理機構應當編制各種檢索工具，積極開發環境保護檔案信息資源。
　　
　　第二十六條  環保檔案管理機構應當開展檔案的編研工作，并根據環境保護工作的實際需要，將已有檔案加工成文摘、匯編或專題史料等不同類型的參考資料，為環境保護工作提供服務。
　　
　　第二十七條  環保部門保存的檔案主要供本部門利用。
　　
　　其他系統或部門的工作人員查閱檔案時，需持本單位介紹信，說明利用目的和范圍，并經環保部門有關負責人批準后方可查閱。
　　
　　第二十八條  查閱涉及黨和國家秘密的環境保護檔案必須經過分管檔案工作的行政領導及保密部門批準;查閱未公開的檔案，必須經過有關業務部門負責人批準;摘錄和復制檔案，必須經過環保檔案管理機構負責人批準。
　　
　　第二十九條  借用環境保護檔案者應負責所借檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案，嚴禁在環境保護檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式損害檔案的原有狀態。
　　
　　借閱的檔案一般不得帶出檔案室。
　　
　　第三十條  對本部門以外的工作人員利用環境保護檔案，可以實行有償服務，收費的范圍和標準按國家有關規定執行。

　　 第七章　 獎勵與處罰

　　第三十一條  凡有下列事跡之一的，由環境保護行政主管部門給予表彰和獎勵。
　　
　　(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用方面做出顯著成績的;
　　
　　(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;
　　
　　(三)將個人所有的重要或者珍貴的環境保護檔案捐贈給國家的;
　　
　　(四)執行檔案法律、法規表現突出的; 
　　
　　第三十二條  違反本辦法有下列行為之一的，由環境保護行政主管部門或其所在單位對直接責任人員給予行政處分，造成損失的可以根據檔案的價值和數量，按有關規定責令賠償損失;
　　
　　(一)損毀、丟失或擅自銷毀具有保存價值的或者應當保密的環境保護檔案;
　　
　　(二)將職務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為己有或者拒絕向檔案管理機構移交的;
　　
　　(三)擅自提供、抄錄或者公布有密級檔案的;
　　
　　(四)涂改、偽造檔案的;
　　
　　(五)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的;

　　 第八章　 附　　 則

　　第三十三條  各省，自治區、直轄市環境保護行政主管部門可根據本辦法，結合本地區情況，制定實施細則，并報國務院環境保護行政主管部門備案。
　　
　　第三十四條  本辦法自公布之日起施行，1988年11月18日頒發的《環境保護檔管理暫行規定》同時廢止。